Lavorare con il cloud - Cosa dovresti sapere

Negli ultimi anni in Germania sono avvenuti molti cambiamenti riguardo alla digitalizzazione – il lavoro è stato in gran parte digitalizzato e molti dipendenti lavorano ormai completamente in smart working. Questo trend ha reso più popolare anche il lavoro con il cloud negli ultimi anni, poiché offre numerosi vantaggi come flessibilità, indipendenza e un’elevata sicurezza dei dati.

In questo articolo del blog di Deskspace vediamo come funziona il lavoro con un sistema cloud e come puoi sviluppare al meglio il tuo posto di lavoro digitale. Se vuoi saperne di più su vari temi legati alla salute, dai un’occhiata ai blog sul sito Deskspace!

Cos’è esattamente un cloud?

Prima di esaminare i modi concreti in cui è possibile lavorare con un cloud, vogliamo spiegare brevemente come base cos’è realmente. Forse ci sono lettori che non hanno ancora familiarità con questo argomento e a loro vogliamo offrire una buona base.

Un cloud è un servizio che permette agli utenti di archiviare dati, applicazioni e risorse su Internet e di recuperarli su hardware diverso. I dati non sono quindi memorizzati su un dispositivo specifico, ma su server remoti, cioè una serie di computer. In questo modo sono sempre accessibili e possono essere recuperati ogni volta che c’è una connessione Internet.

Esistono diversi sistemi cloud, il più comune è il cosiddetto cloud pubblico. È ospitato da un’azienda privata e può essere utilizzato da utenti in tutto il mondo. Spesso questi sistemi cloud sono gratuiti fino a una certa capacità di archiviazione e possono essere ampliati tramite un abbonamento. I cloud pubblici sono probabilmente la soluzione migliore per il lavoro basato sul cloud, poiché l’infrastruttura è già presente ed è gestita da grandi aziende software.

I cloud oggi sono più sicuri che mai. Alcuni sistemi cloud soddisfano persino i requisiti necessari per l’archiviazione di dati sensibili dei clienti nelle aziende – i tuoi dati sono quindi nella maggior parte dei casi al sicuro, le grandi aziende dispongono dei migliori sistemi di sicurezza. Un cloud funzionante fa parte di ogni posto di lavoro moderno – proprio come i mobili ergonomici da ufficio, come il Deskspace Pro. Una scrivania regolabile in altezza con tutte le funzioni importanti – dai un’occhiata al nostro sito!

Vantaggi del lavoro basato sul cloud

I vantaggi del lavoro basato sul cloud sono evidenti sia per il datore di lavoro che per il dipendente. La semplice archiviazione e gestione dei dati è vantaggiosa per entrambi e rende possibile il lavoro digitale. Immagina quanto sarebbe fastidioso dover inviare sempre per posta tutti i documenti e dati necessari a tutti i dipendenti in smart working. Poiché anche i fornitori di posta elettronica non sono sempre completamente sicuri, i cloud vengono utilizzati come soluzione.

Il lavoro moderno con un cloud offre tra l’altro i seguenti vantaggi:

• Flessibilità: i dati possono essere consultati ovunque ci sia Internet, anche da dispositivi mobili o da un computer all’estero. Il lavoro è quindi indipendente dalla sede e l’azienda può rinunciare in gran parte a uffici o edifici aziendali propri. Questo modo di lavorare è chiamato “full-remote”.
• Collaborazione: in un cloud tutte le persone con autorizzazione di accesso possono accedere rapidamente ai dati. È quindi possibile scambiare dati o lavorare insieme a un progetto in modo rapido. A differenza della collaborazione classica, non importa dove si trovino i vari partecipanti al progetto, perché il cloud è accessibile in tutto il mondo.
• Risparmio sui costi: per l’azienda utilizzare un fornitore cloud significa anche risparmiare costi elevati. Si devono acquistare meno supporti fisici come hard disk, dispositivi o schede di memoria, e l’archivio cartaceo tradizionale viene quasi eliminato. Un grande cloud sicuro ha un costo mensile, ma è molto inferiore rispetto ai costi per l’hardware – inoltre nel cloud non c’è usura.
• Scalabilità: un’azienda cresce continuamente e di solito servono più dispositivi o supporti di memoria. Con un sistema cloud la scalabilità è più semplice, perché non è necessario acquistare nuovi dispositivi, serve solo più spazio di archiviazione. Così la tua azienda può crescere più rapidamente e concentrarsi sul core business.

In un azienda moderna serve un sistema cloud per permettere ai dipendenti di lavorare liberamente. Oltre alla digitalizzazione in corso, bisogna però anche fare attenzione a non mettere a rischio la salute con un lavoro poco salutare alla scrivania. A questo scopo può essere utile una scrivania regolabile in altezza – come quella di Deskspace. Dai un’occhiata alla nostra pagina prodotto!

Lavorare con il cloud: come iniziare con successo!

Forse nella tua azienda finora non si lavora ancora con un sistema cloud, ma si inviano documenti e dati via mail o, in modo tradizionale, per posta. È importante sapere che non puoi lavorare da solo con un cloud – devi poter contare sul fatto che il tuo datore di lavoro partecipi, altrimenti le cose diventano ancora più complicate. Nel privato puoi ovviamente sempre usare un cloud per organizzare i tuoi documenti e carte.

Quando la tua azienda passa al lavoro basato sul cloud, tutti i dati importanti devono essere ben ordinati e facilmente reperibili. Inoltre è importante che tutto venga salvato nel database digitale, sia i documenti in entrata che quelli in uscita. Se manca qualcosa o non si trova, bisogna tornare ai vecchi metodi per trovare il documento – cosa da evitare. È quindi consigliabile convocare una riunione di team prima di iniziare a lavorare con un cloud per chiarire tutte le domande importanti.

Inoltre devono essere rispettate tutte le norme di sicurezza – la tua azienda deve informarsi su quale soluzione cloud può essere usata per dati sensibili come gli indirizzi dei clienti. Deve anche essere chiarito chi ha accesso al cloud e come è protetto – così nessuno può accedere a dati importanti.

Quando queste questioni sono risolte e i tuoi colleghi si sono familiarizzati con il sistema cloud, di solito tutto funziona molto bene – il caricamento e salvataggio di tutti i documenti nel database digitale avviene automaticamente e puoi eliminare carta e grossi faldoni dal tuo ufficio. Acquistare un cloud per il tuo lavoro è un passo importante per la digitalizzazione, e dovresti convincere anche il tuo datore di lavoro.

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